Operating costs & tax return

Betriebskosten sind alle regelmäßig wiederkehrenden Kosten, die durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch eines Gebäudes, der dazugehörigen Einrichtungen und des Grundstücks entstehen. Sie sind in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt und dürfen laut Mietvertrag auf die Mieter*innen umgelegt werden. Dazu gehören z. B. Heizkosten, Wasser, Müllabfuhr oder Hausreinigung.

Mit Ihrer monatlichen Miete leisten Sie eine Betriebskostenvorauszahlung. Diese deckt die voraussichtlichen Kosten für z. B. Heizung, Wasser, Müllentsorgung, Aufzug, Gartenpflege oder Gebäudereinigung ab. Die tatsächlichen Kosten werden einmal jährlich abgerechnet.

Einmal im Jahr erhalten Sie von uns eine detaillierte Betriebskostenabrechnung. Sie zeigt, welche Kosten im Abrechnungszeitraum angefallen sind, welcher Anteil davon auf Ihre Wohnung entfällt und wie viel Sie bereits vorausgezahlt haben. Daraus ergibt sich ein Guthaben oder eine Nachzahlung.

Wenn Ihre Vorauszahlungen geringer waren als die tatsächlichen Kosten, ergibt sich eine Nachzahlung. Diese wird in Ihrer Abrechnung ausgewiesen. Sie können auf Wunsch Ihre monatlichen Vorauszahlungen anpassen lassen, um zukünftige Nachzahlungen zu vermeiden.

Umlagefähig sind alle Betriebskosten, die laut Gesetz (§ 2 BetrKV) und Mietvertrag auf die Mieter*innen umgelegt werden dürfen. Dazu gehören z. B.:

• Wasserversorgung und Abwasser

• Heizkosten

• Müllentsorgung

• Straßenreinigung und Winterdienst

• Hausmeisterleistungen

• Gartenpflege

• Aufzugsbetrieb

Mehrere Faktoren führen zu steigenden Betriebskosten:

• Erhöhte Energiepreise

• Allgemeine Preissteigerungen bei Dienstleistern

• Gesetzliche Vorgaben wie z. B. die CO₂-Kostenaufteilung

• Erweiterte Leistungen (z. B. bessere Pflege der Außenanlagen, zusätzliche Reinigungsdienste)

Ja! Jeder Beitrag zählt. Sie können helfen, indem Sie z. B.:

• Wasser und Energie bewusst nutzen

• Müll korrekt trennen

• Richtig lüften und heizen

• Gemeinschaftseinrichtungen ordentlich behandeln

In unserem Serviceratgeber finden Sie praktische Tipps, wie Sie mit Ihrem Verhalten Kosten mit beeinflussen können.

Hier gilt eine klare gesetzliche Regelung (§ 556 Abs. 3 BGB):
Die Abrechnung muss dem Mieter bis spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Für die Abrechnung des Vorjahres bedeutet das: Sie muss Ihnen spätestens bis zum 31. Dezember diesen Jahres vorliegen.

In der Praxis bemühen wir uns natürlich, die Abrechnungen so früh wie möglich zu versenden. Aber: Dafür müssen uns zuerst alle abrechnungsrelevanten Unterlagen externer Dienstleister und Abrechnungsfirmen vollständig und korrekt vorliegen. Gerade bei Themen wie Heizkostenabrechnungen, Müllgebühren oder Hausmeisterdiensten kann es zu Verzögerungen kommen, auf die wir als Genossenschaft keinen unmittelbaren Einfluss haben.

Warum wir um Geduld bitten

Ein Großteil der telefonischen Rückfragen bezieht sich genau auf den Stand dieser Abrechnung. Leider führt die Masse dieser Anfragen dazu, dass wir weniger Zeit für die eigentliche Bearbeitung der Abrechnungen selbst haben. Das bedeutet: Je mehr Zeit wir mit telefonischen Erklärungen verbringen, desto langsamer kommen wir im Prozess voran.

Unser Appell: Vertrauen Sie auf unsere Sorgfalt – sobald die Unterlagen fertig sind, erhalten Sie Ihre Betriebskostenabrechnung umgehend nach Hause.

Ein weiteres häufiges Thema: Welche Werte aus der Betriebskostenabrechnung können Sie bei Ihrer Einkommensteuererklärung ansetzen?

Auch hier möchten wir Klarheit schaffen:
Bitte nutzen Sie die Anlage der Betriebskostenabrechnung des Vorjahreszeitraums, also zum Beispiel die Abrechnung für 2023, wenn Sie aktuell Ihre Steuererklärung für das Jahr 2024 erstellen.

Warum? – Das Abflussprinzip

Laut Steuerrecht gilt das sogenannte Abflussprinzip:
Ausgaben sind in dem Jahr steuerlich zu erfassen, in dem sie tatsächlich bezahlt wurden – also nicht in dem Jahr, auf das sich die Abrechnung bezieht, sondern in dem Jahr, in dem Sie die Nachzahlung oder die anteiligen Kosten tatsächlich geleistet haben.

Das bedeutet: Auch wenn die Abrechnung für das Jahr 2024 in diesem Jahr (2025) noch nicht vorliegt, können Sie Ihre Steuererklärung trotzdem korrekt abschließen – mit den Werten aus der letzten Abrechnung.

Die Gaspreisbremse wurde für den Zeitraum vom 1. März 2023 bis 30. April 2024 als Reaktion auf die gestiegenen Energiekosten von der Bundesregierung beschlossen. Sie entlastet private Haushalte und kleine Unternehmen direkt und wird aus Bundesmitteln finanziert. Der Gaspreis wird von März 2023 bis April 2024 für 80 Prozent des Jahresverbrauchs vom Vorjahr auf 12 Cent brutto pro Kilowattstunde begrenzt, Im März werden die Entlastungsbeträge für Januar und Februar 2023 rückwirkend angerechnet. Das Wichtigste vorab: Um von der Gaspreisbremse zu profitieren, müssen Sie selbst nichts tun! Sie werden automatisch über Ihre Betriebskostenabrechnung im kommenden Jahr für das Jahr 2023 entlastet. Die Strompreisbremse unterstützt ebenfalls private Haushalte und kleine Unternehmen für denselben Zeitraum. Die Strompreisbremse wird bei 40 ct/kWh brutto pro Jahr, inklusive aller Steuern, Abgaben, Umlagen und Netzentgelte, begrenzt. Dies gilt für den Basisbedarf von 80 Prozent des prognostizierten Verbrauchs. Für die Monate Januar und Februar 2023 gilt  die Strompreisbremse rückwirkend. Auch hier müssen Sie selbst nichts tun! Sie werden automatisch über die Abrechnung Ihres Stromversorgers entlastet.